Implementare

/Implementare
Implementare 2018-03-29T14:21:29+00:00

Implementare sistem SolviERP

Implementarea unui sistem ERP intr-o afacere este o decizie importanta care implica o munca de colaborare intre implementatori si compartimentele din interiorul firmei si o implicare activa a managementului ei. Ea implica modificari importante, care trebuie facute in timp ce activitatea in cadrul firmei trebuie sa continue. Aceasta inseamna ca trebuie gasite solutii de implementare „din mers”.

Etapele principale ale implementarii sistemului sunt:

Analiza proceselor economice in cadrul firmei este primul pas si poate cel mai important. El implica construirea unui model operational, un model de business care trebuie sa identifice procesele economice curente si modalitati de imbunatatire ale fluxului informational din cadrul firmei. Se va construi un scenariu de lucru care sa includa procesele curente ale activitatilor firmei dar si potentialul de schimbare ale modelului operational. Odata stabilit acest scenariu se trece la etapa urmatoarte.
Stabilirea solutiilor si a etapizarii implementarii lor este faza in care modelul stabilit trebuie sa fie concretizat in metode si proceduri de lucru care vor duce la trecerea acestuia in practica. In aceasta etapa se vor stabili o lista clara a cerintelor la care va trebuie sa raspunda sistemul si, in acelasi timp, o lista cu conditiile care vor trebui asigurate de catre beneficiar pentru buna desfasurare a implementarii sistemului si, ulterior, o buna functionare a acestuia.
Stabilirea adaptarilor si personalizarilor necesare aplicatiei pentru a raspunde corect cerintelor beneficiarului. Orice firma are particularitati ale proceselor economice, moduri proprii de organizare si functionare, lucru care impune adaptarea sistemului la aceste particularitati. Unul din criteriile de alegere ale furnizorulul unui sistem ERP este gradul de apropiere al sistemului de baza fata de aceste nevoi particulare ale firmei care il implementeaza. Daca sistemul de baza are un grad mare de parametrizare, aceasta inseamna ca sunt sanse mari de a putea fi adaptat la modelul operational stabilit fara modificari si adaptari majore.
Analiza modulul de preluare a datelor existente in firma. In mod sigur fiecare firma are o baza de date, fie ea si pe hartie. Primul lucru care trebuie avut in vedere este posibilitatea preluarii acestora in noul sistem, gasirea modalitatilor de a apropia noul model operational (noul sistem) de modul de lucru curent. In aceasta etapa se vor stabili procedurile de lucru prin care datele existente in firma vor fi preluate in noul sistem. Aceasta preluare nu este un proces simplu. Ea trebuie facuta concomitent cu verificarea corectitudinii si consistentei acestora. De asemenea trebuie avut in vedere ca datele preluate sunt dinamice: ele se modifica in permanenta pentru ca activitatea firmei nu se opreste odata cu inceperea implementarii sistemului.
Stabilirea modalitatii de asigurare a mentenantei sistemului. Achizitionarea si implementarea unui ERP este o investitie pe termen lung. Greu de crezut ca o firma care a implementat un an, sau poate char doi, un sistem ERP sa aiba in vederea dupa o perioada sa reia acest proces cu un alt sistem. De aceea inainte de a trece la implementarea sistemului trebuie stabilite in conditii clare modalitatea in care sistemul va fi actualizat atat in ceea ce priveste respectarea legislatiei in vigoare cat si pentru adaptarea acestuia nevolilor beneficiarului aparute in timp. Daca s-ar face o paralela intre achizitionarea unei masini si implementarea unui sistem ERP primul lucru care apare in mintea noului proprietar este ce se intampla in cazul in care masina se strica ? Trebuie un service de calitate.
Evaluarea costurilor economice si financiare. Dupa studierea atenta a tuturor factorilor aparuti in etapele anterioare, si in functie de cerintele ulterioare implementarii sistemului in acest punct se pot stabili care vor fi costurile pentru achizitionarea, implementarea si mentenanta sistemului. Probabil este punctul cel mai sensibil al procesului de implementare a unui sistem ERP. Dar este important ca beneficiarul sa inteleaga ca o evaluare pertinenta a acestor costuri nu poate fi facuta decat trecand prin etepele de mai sus.
Stabilirea termenelor de implementare a sistemului pe etape. In acest moment se vor stabili fazele de implementare ale sistemului. Pentru fiecare faza se vor stabili pe baze contractuale termene de finalizare si clauzele care trebuie indeplineste de catre implementator si beneficiar pentru ca aceste termene sa poata fi respectate.
Instruirea utilizatorilor. De aici incolo sistemul incepe sa functioneze. Dar nu functioneaza singur!!! Fiecare utilizator, in functie de departament si de responsabilitati, trebuie sa fie pregatit pentru a utiliza posibilitatile sistemului la capacitate maxima, in mod corect. Utilizatorii trebuie sa asimileze modul de lucru cu sistemul pentru a utiliza in mod natural instrumentele pe care acesta le pune la dispozitie. Ca sa conduci masina, ai nevoie de permis!!! Odata cu trainingul utilizatorilor trebuie dezvoltata si documentatia de utilizare, de operare si intretinere a sistemului.
Implementarea propriu zisa. Intr-un anume fel, din punct de vedere tehnic, aceasta faza este cea mai usoara. Din punct de vedere psihologic este cea mai grea. Aici apare de multe ori o anumita rezistenta pe care o opune personalul operativ. Orice lucru nou presupune efort de adaptare, schimbare de mentalitate si acceptarea unor noi modalitati de de desfasurare a proceselor din cadrul firmei. Cei care achizitioneaza si implementeaza un sistem ERP trebuie sa fie constienti ca este neaparat necesara implicarea activa a factorilor decizionali ai firmei pentru a ajunge la functionarea normala a acestuia. Echipa de implementare va fi in permanenta prezenta in momentele in care se abordeaza noi etape sau se integreaza module noi.
Realizarea unei documentatii riguroase si complete pentru utilizare si operare. Un sistem ERP are un grad mare de complexitate. Pentru buna lui functionare in utilizare este nevoie ca acesta sa fie documentat. In functie de termenii contractuali, este bine sa se realizeze o documentatie de utilizare pentru ca fiecare utilizator sa aiba la indemana instructiuni pentru a sti exact ce pot face in cadrul acestui sistem, o documentatie de operare pentru a avea descrise modalitatile prin care pot fi realizate anumite functionalitati ale sistemului si o documentatie de intretinere (salvari, reorganizari ale bazei de date, configurare server, configurare sistem si utilizatori) pentru o buna functionare si siguranta a datelor.
Predarea sistemului reprezentantului firmei. In momentul in care sistemul functioneaza echipa de implementare preda controlul unui reprezentant al firmei, in baza unui act constatator care sa ateste buna functionare a acestuia. Din acest moment beneficiarul gestioneaza singur procesele din cadrul sistemului si trece in conditiile contractuale stabilite intr-un sistem de mentenanta.

Pentru oferte, evaluari si analize nu ezitati sa ne contactati.